Pasos para crear una empresa en España

Si estás pensando en crear una empresa en España hoy te vamos a contar los pasos para crear una empresa y puedes hacerlo.

Esto al principio puede parecer un proceso complejo, pero siguiendo esta serie de pasos estructurados que te vamos a dejar en este artículo, es posible hacerlo de manera eficiente y segura.

En nuestros espacios de trabajo flexible Ibercenter hemos tenido la oportunidad de ver nacer varias empresas y tenemos experiencia en que se debe hacer en cada momento y con esta guía detallada, exploramos todos los pasos necesarios para que establezcas un negocio con éxito.

1. Definir la idea de negocio

El primer paso para crear una empresa en España es tener una idea clara y viable. Para ello, es necesario:

Identificar una necesidad en el mercado: Detectar oportunidades donde su producto o servicio pueda satisfacer demandas no cubiertas o mejorar las existentes.
Analizar la competencia: Estudiar a otras empresas que ofrecen productos o servicios similares para identificar ventajas competitivas y áreas de diferenciación.
Determinar el público objetivo: Conocer quiénes serán sus clientes potenciales, sus características demográficas, comportamientos y preferencias.

Para ello te recomendamos que utilices el modelo de negocio Canvas, que es una herramienta muy poderosa para definir tu idea de negocio.

2. Elaborar un plan de negocio

Un plan de negocio es un documento que describe detalladamente cómo funcionará la empresa. Debe incluir:

Resumen ejecutivo: Descripción general del negocio, misión, visión y objetivos.
Análisis de mercado: Investigación sobre el sector, tendencias, segmentación de clientes y análisis de la competencia.
Plan de marketing y ventas: Estrategias para promocionar y vender productos o servicios.
Plan operativo: Ubicación, tecnología, procesos y recursos humanos necesarios.
Plan financiero: Proyecciones financieras, fuentes de financiación, análisis de rentabilidad y flujo de caja.

Este plan servirá como una hoja de ruta y será fundamental para atraer inversores o solicitar financiación.

3. Elegir la forma jurídica de la empresa

Elegir la forma jurídica adecuada para una empresa en España es una decisión clave que afecta la responsabilidad legal, fiscalidad, requisitos administrativos y costes de gestión del negocio. Aquí tienes los principales factores a considerar:

a. Factores para tener en cuenta:

Número de socios: Si emprendes solo o con socios influirá en la elección.
Responsabilidad: Si quieres limitar tu responsabilidad al capital aportado o asumir responsabilidad ilimitada.
Capital inicial: Algunas formas requieren un capital mínimo.
Fiscalidad: Diferencias entre IRPF (para autónomos) e Impuesto de Sociedades (para sociedades).
Formalidades y costes: Algunos tipos requieren más trámites y obligaciones contables.

b. Principales formas jurídicas en España:

b.1) Empresario Individual (Autónomo)

Ideal para: Pequeños negocios o profesionales que trabajan por cuenta propia.
Responsabilidad: Ilimitada (respondes con tu patrimonio personal).
Fiscalidad: IRPF (según beneficios).
Capital mínimo: No requerido.

❌ Desventaja: Mayor riesgo personal en caso de deudas.

b.2) Sociedad Limitada (SL)

Ideal para: Pequeñas y medianas empresas (PYMEs).
Responsabilidad: Limitada al capital aportado.
Fiscalidad: Impuesto de Sociedades (tipo fijo del 25%).
Capital mínimo: 3.000€.

❌ Desventaja: Más trámites que un autónomo.

b.3) Sociedad Anónima (SA)

Ideal para: Grandes empresas con intención de captar inversión.
Responsabilidad: Limitada al capital aportado.
Fiscalidad: Impuesto de Sociedades.
Capital mínimo: 60.000€, desembolsando al menos el 25% al inicio.

❌ Desventaja: Altos costes de constitución y requisitos más estrictos.

b.4) Sociedad Cooperativa

Ideal para: Empresas con filosofía de cooperación entre socios.
Responsabilidad: Limitada (en función de los estatutos).
Fiscalidad: Beneficios fiscales y ventajas en Seguridad Social.
Capital mínimo: Variable según la comunidad autónoma.

❌ Desventaja: Mayor complejidad en la gestión.

b.5) Sociedad Civil

Ideal para: Asociaciones de autónomos con un objetivo común.
Responsabilidad: Ilimitada.
Fiscalidad: IRPF o Impuesto de Sociedades si tiene estructura mercantil.
Capital mínimo: No requerido.

❌ Desventaja: Respondes con tu patrimonio personal.

c. ¿Cómo elegir la mejor opción?

Si buscas simplicidad y rapidez, elige Autónomo.
Si prefieres responsabilidad limitada, opta por SL.
Si planeas un negocio grande y con inversión, la mejor opción es SA.
Para proyectos colaborativos, considera una Cooperativa o Sociedad Civil.

Si necesitas asesoramiento más específico, lo ideal es consultar con un gestor o abogado especializado en derecho mercantil

4. Solicitar la certificación negativa del nombre

Antes de registrar la empresa, se debe solicitar una certificación negativa al Registro Mercantil Central para asegurar que el nombre elegido no esté en uso.

Pasos para solicitar la certificación negativa de denominación social:

a. Accede a la web del Registro Mercantil Central

Visita la página oficial: www.rmc.es
En el menú, busca la opción «Denominaciones Sociales».

b. Rellena el formulario de solicitud

Debes proponer hasta 5 nombres en orden de preferencia.
La denominación debe ser original y no estar ya registrada.
Indica si la sociedad será SL, SA, etc.

c. Pagar la tasa

El coste aproximado es de 16€ – 20€ (según formato y envío).
Puedes pagar con tarjeta bancaria o transferencia.

d. Recibir la certificación

Tiempo de respuesta: Aproximadamente 1-3 días hábiles.
Si el nombre está disponible, recibirás el certificado.
Si no está disponible, tendrás que elegir otra denominación.

e. Vigencia y uso

La certificación tiene una validez de 6 meses.
Tienes 3 meses para presentar la escritura de constitución ante notario.

Consejos útiles

Usa un nombre original y revisa nombres similares en el RMC antes de solicitarlo.
Si el nombre es rechazado, puedes volver a solicitarlo con nuevas opciones.
Es un trámite obligatorio para constituir una sociedad en España.

5. Redactar los estatutos sociales

Los estatutos sociales son las normas que regirán el funcionamiento de la empresa. Deben incluir:

Denominación social: Nombre de la empresa (debe coincidir con la Certificación Negativa del Registro Mercantil).
Objeto social: Descripción de las actividades que realizará la sociedad. Debe ser lo más amplio posible dentro de la actividad principal.
Domicilio social: Dirección fiscal de la empresa en España.
Duración: Normalmente es indefinida, salvo que se especifique lo contrario.
Capital social y participaciones:
- En una SL, el mínimo es 3.000€, dividido en participaciones.
- En una SA, el mínimo es 60.000€, dividido en acciones.
Órganos de administración: Indica el tipo de administración:
- Administrador único.
- Administradores solidarios o mancomunados.
- Consejo de Administración.
Forma de adopción de acuerdos: Mayorías necesarias en las juntas de socios o accionistas.
Transmisión de participaciones/acciones: Restricciones o requisitos en la compraventa de participaciones.
Cese y nombramiento de administradores: Cómo y cuándo pueden ser removidos o nombrados.
Disolución de la sociedad: Condiciones bajo las cuales se puede disolver la empresa.

a. Consejos clave para redactarlos correctamente

Usa un lenguaje claro y preciso. Evita ambigüedades que puedan generar conflictos.
Adapta los estatutos a tu tipo de negocio. No copies modelos estándar sin revisarlos.
Define bien las reglas internas. Sobre todo en la entrada y salida de socios o reparto de beneficios.
Consulta con un abogado o gestor. Te ayudará a evitar problemas legales en el futuro.
Asegura flexibilidad en el objeto social. Para evitar futuras modificaciones si expandes tu actividad.

b. ¿Dónde registrar los estatutos?

Notaría: Se incluyen en la escritura de constitución y deben ser firmados ante notario.
Registro Mercantil: La sociedad no existe oficialmente hasta que se inscriba en el Registro Mercantil de la provincia.
Agencia Tributaria: Una vez registrados, podrás solicitar el NIF definitivo y empezar la actividad.

Redactar unos buenos estatutos evita problemas legales y conflictos entre socios en el futuro.

6. Otorgar la escritura pública de constitución

Ahora se debe acudir a un notario para formalizar la constitución de la empresa mediante una escritura pública.

Para comparecer ante Notario todos los socios fundadores deben acudir con:

Certificación negativa del RMC.
Certificado bancario del capital social.
Estatutos Sociales.
DNI/NIE de los socios.

El notario redacta y firma la Escritura Pública de Constitución, que oficializa la creación de la sociedad.

Pago del Impuesto sobre Transmisiones Patrimoniales y Actos Jurídicos Documentados (ITP-AJD)

Existen exenciones en la mayoría de los casos, pero es obligatorio presentar el Modelo 600 en la Hacienda autonómica.

7. Obtener el número de identificación fiscal (nif) provisional

Con la escritura inscrita, se solicita el NIF definitivo en la Agencia Tributaria ya puedes operar legalmente como empresa.

8. Inscribir la empresa en el registro mercantil

La inscripción en el Registro Mercantil otorga personalidad jurídica a la empresa y debe realizarse dentro del mes siguiente a la obtención de la escritura pública.

Tiempo estimado del proceso

⏳ Entre 2 y 4 semanas, dependiendo de la carga de trabajo del Registro Mercantil.

9. Obtener el nif definitivo

Tras la inscripción en el Registro Mercantil, se presenta la documentación en la Agencia Tributaria para obtener el NIF definitivo.

Dentro de los 6 meses siguientes a la obtención del CIF provisional, acude a la Agencia Tributaria con:

Modelo 036 (marcando «Solicitud de NIF definitivo»).
Escritura de constitución inscrita en el Registro Mercantil.
DNI/NIE del representante legal.

???? Se obtiene el NIF definitivo, con el que la empresa ya puede operar sin restricciones.

Consejos útiles:

No esperes a última hora. Si el CIF provisional caduca, la empresa podría quedar inactiva.
Verifica que la empresa está correctamente inscrita en el Registro Mercantil antes de solicitar el CIF definitivo.
Consulta con un gestor o asesor para evitar errores en la documentación.

10. Darse de alta en el impuesto sobre actividades económicas (iae)

La empresa debe registrarse en el epígrafe correspondiente del IAE, que clasifica la actividad económica que realizará.

Pasos para darse de alta en el IAE

1. Presentar el Modelo 036 o 037 en la Agencia Tributaria

Se usa para declarar el alta en el censo de empresarios y elegir el epígrafe del IAE correspondiente.
Se puede presentar de forma presencial o telemática con certificado digital.

2. Elegir el epígrafe de actividad

El IAE clasifica actividades en epígrafes según el tipo de negocio.
Se pueden consultar en la Agencia Tributaria (Lista de Epígrafes IAE)
Es posible inscribirse en varios epígrafes si realizas distintas actividades.

3. Empresas no exentas: Presentar el Modelo 840

Si la empresa supera 1 millón de euros en facturación, debe presentar el Modelo 840 en Hacienda.
Se hace en los primeros 30 días de actividad o en diciembre si pierde la exención.
El pago del IAE se realiza anualmente y varía según la actividad y el municipio.

¿Cuándo hay que modificar o darse de baja en el IAE?

Cambio de actividad: Presentar un Modelo 036 o 840 si cambias de epígrafe.
Cese de actividad: Presentar la baja en el IAE en el plazo de 1 mes desde el cierre.

Resumen rápido

Autónomos y PYMEs con facturación <1 millón de euros: Alta en Hacienda con Modelo 036/037 (pero sin pagar IAE).
Empresas >1 millón de euros: Presentar Modelo 840 y pagar el impuesto.
Epígrafe correcto: Revisar bien la clasificación para evitar problemas fiscales.

11. Inscribir la empresa en la seguridad social

Antes de contratar empleados, la empresa debe inscribirse en la Seguridad Social y obtener un Código de Cuenta de Cotización (CCC).

Pasos para inscribir una empresa en la Seguridad Social

1. Obtener el Número de Identificación Fiscal (NIF) definitivo

Antes de inscribirte, la empresa debe estar constituida y tener el NIF definitivo.
Se solicita en la Agencia Tributaria tras inscribirse en el Registro Mercantil.

2. Presentar la solicitud de inscripción

Se hace en la Tesorería General de la Seguridad Social (TGSS) de forma:

Presencial: En una oficina de la Seguridad Social.
Online: A través del sistema CASIA o la Sede Electrónica (www.seg-social.es) con certificado digital.

3. Documentación necesaria:

Modelo TA.6 – Solicitud de Inscripción de Empresa.
Escritura de constitución de la sociedad y su inscripción en el Registro Mercantil.
NIF definitivo de la empresa.
DNI/NIE del representante legal y poderes si aplica.

Obtener el Código de Cuenta de Cotización (CCC)

Es el número que identifica a la empresa en la Seguridad Social.
Si la empresa tiene centros de trabajo en diferentes provincias, necesitará un CCC por provincia.

4. Afiliación y alta de los trabajadores

Si la empresa va a contratar empleados, debe:

Dar de alta a los trabajadores en la Seguridad Social mediante el Modelo TA.2/S.
Inscribirse en el Sistema RED, obligatorio para la gestión telemática de cotizaciones y afiliaciones.

5. Inscribirse en una Mutua Colaboradora

Es obligatorio elegir una Mutua de Accidentes de Trabajo y Enfermedades Profesionales para cubrir riesgos laborales.
Se formaliza mediante el Modelo TA.16.

Plazos y Consejos

La inscripción debe realizarse antes de contratar a cualquier trabajador.
Si eres administrador único y no contratas empleados, podrías inscribirte como autónomo sin necesidad de este trámite.
Consulta con un gestor para evitar errores en el proceso.

Con la empresa inscrita en la Seguridad Social, ya puedes operar legalmente y contratar empleados.

Conclusión

Iniciar una empresa en España requiere seguir una serie de pasos administrativos y legales esenciales. Sin embargo, una de las decisiones más importantes es seleccionar un espacio de trabajo adecuado para la empresa. En este sentido, Ibercenter es la mejor opción para domiciliar su empresa y comenzar su actividad en un entorno profesional, flexible y totalmente equipado.

Con sedes en Azca, Gran Vía y Velázquez, Ibercenter ofrece oficinas privadas, espacios de coworking, salas de reuniones y oficinas virtuales con todas las comodidades necesarias para garantizar un inicio empresarial exitoso. Además, contar con una dirección prestigiosa y un servicio de gestión integral le permitirá centrarse en el crecimiento de su negocio sin preocuparse por la infraestructura.

Si está buscando el mejor lugar para establecer su empresa en Madrid, Ibercenter es la elección ideal. Le invitamos a conocer nuestras instalaciones y descubrir cómo podemos ayudarle a llevar su negocio al siguiente nivel.